برنامه ریزی؛ از تعریف تا کاربرد

سواد زندگی- واژه برنامه ریزی به هیچ عنوان مفهوم جدیدی نیست که ذهن مخاطب با آن بیگانه باشد. از همان سال های ورد به مدرسه و دروان ابتدایی بارها این مفهوم در برابر ما قرار داشته و به نوعی ملکه ذهن ما شده است. اما رویکرد و میزان برقراری ارتباط هر فرد با آن بستگی به خصوصیات شخصیتی و میزان آموزش هایی دارد که در این رابطه فراگرفته است. در نگاه کلی نیز می توانیم بگوئیم مفهوم برنامه ریزی در کشور ما جایگاه چندان مناسبی ندارد و از یک ابزار استاندارد بین المللی به یک پز تبلیغاتی در سخنرانی ها مبدل شده است.

خوب همه ما می دانیم برنامه ریزی چیز خوبی است و موجب آن می شود تا در امور زودتر به موفقیت دست یافته و به نوعی از سردرگمی نیز رهایی یابیم. از هر کس در این رابطه پرسش کنید قطعا این جواب یا چیزی شبیه آن را در برابر شما قرار می دهد.

اما برداشت کاربردی ما از برنامه ریزی چیست؟

برای سال ها بر لزوم آموزش علمی برنامه ریزی و روش های اصولی آن در دانش مدیریت تاکید شده است. البته این آموزش نیازمند ایجاد زمینه هایی در دوران تحصیل عمومی نیز خواهد بود که ما در این مبحث از منظر دانش مدیریت به مساله خواهیم پرداخت.

چنانچه بپذیریم که برنامه ریزی فرایندی برای دستیابی به اهداف است پس به نوعی به عنوان یک ابزار در اختیار اشخاص قرار می گیرد تا چشم اندازهای خود را به واقعیت نزدیک کنند. این تعریف برای مدیران و سازمان های بزرگ تبدیل به یک اصل ضروری می شود. از این رو بدون برنامه ریزی های دقیق تداوم حیات یک چرخه اقتصادی منظم و سازمانی غیر ممکن می شود. به عنوان یک مدیر نیازمند پیش بینی چالش ها و جانمایی واکنش ها خواهیم بود.

اشتباه بزرگ

متاسفانه همواره گرفتار یک عادت بسیار آسیب رسان هستیم و آن ساده دانستن پروسه برنامه ریزی است. گروهی از مدیران تصور می کنند چنانچه دورنمای ذهنی خود را از شرایط آینده روی کاغذ بیاورند وشرح وظایف هر یک از کارمندان را روشن کنند تمام مسیر را پیموده و یک برنامه ریزی مفصل را آماده ساخته اند.

رویکرد علمی

برنامه ریزی در دو حالت کوتاه مدت و بلند مدت مدنظر قرار می گیرد. به عبارت دیگر هر نوع برنامه ریزی باید نگاهی به شرایط فعلی و پیش بینی های لازم در کوتاه مدت و همچنین یک چشم انداز بلند مدت داشته باشد. مدیران باید در ابتدا اطلاعات لازم در رابطه با وضعیت حالِ مجموعه تحت کنترل خود را در اختیار داشته باشند. دسترسی به این بانک اطلاعاتی بسیار مهم است و در واقع خشت اول محسوب می شود پس چنانچه بخواهیم ساختمانی استوار بنا کنیم لازم است تا این مرحله بسیار با دقت و حساسیت آماده شود. پس از دریافت اطلاعات لازم است در هر بخش(کوتاه مدت و بلندمدت) سه اصل مهم را مدنظر قرار دهیم.

1. پیش بینی هایی از آینده برای ترسیم یک برنامه آینده نگر

2. نقشه راه برای ایجاد آینده موردنظر که می توانیم این مورد را برنامه آینده ساز نیز نامگذاری کنیم.

3. جانمایی برنامه های(مورد 1 و 2) خود به منظور ایجاد توانایی انتخاب در آینده یا به عبارت ساده تر ایجاد امکان آینده گزینی برای کسب و کار خود. با در اختیار داشتن این قابلیت ها ما می توانیم تا میزان زیادی در اتفاقات آینده دارای قدرت انتخاب و برتری باشیم.

همانظور که عنوان شد این 3 گام هم برای برنامه ریزی های کوتاه مدت و هم برای انواع بلند مدت واجب و ضروری است زیرا هر برنامه ریزی جامع در دو بازه زمانی مذکور تعریف می شود.

نکته: در ایجاد یک برنامه ریزی کاربردی بهره برداری از نرم افزارهای مرتبط بسیار اهمیت دارد. کوچکترین موردی باید مکتوب شود و محاسابات زمانی و عددی وارد چارت ها، جداول و نمودارهای گویا شود. این کار موجب می شود تا قدرت دید مخاطب افزایش یافته و درک بهتری از آثار برنامه ریزی حاصل شود. حتی یک برنامه بسیار عمومی و کاربردی مانند اکسل مایکروسافت نیز می تواند کمک بزرگی در تعریف برنامه های زمانی و ترسیم نمودارها در اشکال مختلف باشد.

نکته: برای تهیه یک برنامه ریزی حرفه ای در شرکت های بزرگ نیازمند یاری گرفتن از یک تیم مسلط بر نرم افزارهای تخصصی این حوزه خواهید بود. در هزینه برای این مهم کوتاهی نکنید زیرا سودی که در برابر شما قرار دارد به هیچ عنوان با هزینه ناچیزی که پرداخت می کنید، قابل مقایسه نخواهد بود.

مزایای برنامه ریزی:

برنامه ریزی در گام نخست موجب تحقق اهداف شرکت شما خواهد شد. از سوی دیگر نقش مهمی در استقرار و فرهنگ سازی نظم سازمانی خواهد داشت. به لطف برنامه ریزی؛ یک مجموعه بهره برداری صحیح از منابع را آموخته و ناخواسته وارد پروسه صرفه جویی خواهد شد. یک اثر بسیار مهم برنامه ریزی آن است که سازمان نتایج تلاش و پیشرفت شغلی را کاملا مشخص مشاهده و درک می کند و در عین حال انگیزه کار گروهی افزایش می یابد.

زمان برداشت

هنگامی که حودادث غیرمنتظره و چالش های بازار در برابر شما قرار می گیرد، تنها سلاح کارآمد استفاده از پیش بینی هایی خواهد بود که در دوران آرامش بدان ها اندیشیده اید. همانطور که گفتیم به لطف برنامه ریزی شما در آینده صاحب حق انتخاب یا گزینش شرایط خواهید شد و این برگ برنده ای برای عبور از چالش ها و شرایط نامناسب است.